Doel:
Het verzuimprotocol heeft als doel om afwezigheid van cursisten op een gestructureerde en consistente manier te monitoren en tijdig in te grijpen wanneer dat nodig is. Dit draagt bij aan een betere voortgang van de cursisten en helpt bij het behalen van hun leerdoelen.
—
1. Registratie van aanwezigheid
- De aanwezigheid van cursisten wordt bij elke les zorgvuldig bijgehouden door de
- Alle vormen van afwezigheid, zowel gemeld als ongemeld, worden in het dossier van de cursist
2. Melding van afwezigheid door cursist
- Cursisten worden aangemoedigd om hun afwezigheid van tevoren door te geven via WhatsApp, e-mail of telefonisch.
- Afwezigheid dient zo spoedig mogelijk gemeld te worden met opgave van
3. Opvolging bij afwezigheid
Dag 1 van afwezigheid (ongemeld):
–WhatsApp-bericht:Er wordt direct een WhatsApp-bericht gestuurd om na te gaan waarom de cursist afwezig is.
–Telefonisch contact:Als er binnen een dag geen reactie op het WhatsApp-bericht komt, volgt een telefoongesprek met de cursist.
–E-mail:Mocht er via de bovengenoemde middelen geen contact worden gelegd, sturen we ook een e-mail waarin om opheldering wordt gevraagd.
Dag 2 van afwezigheid (bij uitblijven van reactie):
–Herhaal WhatsApp-bericht en e-mail: Er wordt opnieuw een WhatsApp-bericht gestuurd en een e-mail verzonden als er nog geen reactie is gekomen.
–Telefonisch contact tweede poging:Er wordt opnieuw gebeld om het gesprek aan te gaan en de situatie te bespreken.
4. Opvolging bij herhaaldelijk verzuim
- Bij twee of meer afwezigheden zonder geldige reden volgt een persoonlijk gesprek met de cursist, telefonisch of indien mogelijk face-to-face.
- De cursist wordt geïnformeerd over de consequenties van herhaaldelijk verzuim, en er worden afspraken gemaakt om het verzuim te verminderen.
- Als het verzuim blijft aanhouden, wordt het besproken met de regievoerder of contactpersoon van de
5. Documentatie en rapportage
- Alle communicatie en stappen die ondernomen zijn bij verzuim worden gedocumenteerd in het dossier van de cursist.
- Maandelijks wordt een overzicht gemaakt van de verzuimcijfers, en deze worden gedeeld met het team om gezamenlijk eventuele acties te bepalen.
6. Verantwoordelijkheden
–Docent: Zorgt voor nauwkeurige registratie van aanwezigheid en het ondernemen van de eerste stappen bij afwezigheid.
–Coördinator: Houdt overzicht van de verzuimgegevens en coördineert het verdere proces bij herhaaldelijk verzuim.
–Cursist:Dient verantwoordelijk te zijn voor het tijdig melden van afwezigheid en het nakomen van afspraken.
—
Met dit protocol kunnen wij het verzuim effectief monitoren en tijdig maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat de voortgang van de cursist niet in gevaar komt.
